Всяка среща завършва с решения и задачи, а не с изгубени бележки.

AI превръща срещата в обобщение, решения и задачи, които стигат до системите на фирмата. След всяка среща решението подготвя кратко обобщение, подрежда отделно взетите решения и извлича задачите, всяка със своя отговорник и срок. Вместо някой да пише протокол вечерта или изобщо да не го напише, обобщението е готово след срещата. Участниците излизат от нея с една и съща картина на това какво е решено.

Важното е какво става после. Задачите не остават в документ, който никой не отваря, а се подават към системата за задачи или към CRM, в която екипът вече работи, според възможностите ѝ за свързване. Така решенията от срещата се превръщат в работа с име и дата. Ако е нужно, обобщението минава през одобрение от човек, преди задачите да тръгнат, и това се решава още в първата версия на решението.

Безплатният инструмент показва идеята, а услугата я свързва със системите на фирмата. С безплатния инструмент за извличане на задачи от срещи поставяте транскрипт от среща и получавате структурирано обобщение със задачи, отговорници и срокове. Това е добър начин да видите какво може AI с една ваша среща, преди да решите дали искате повече. Инструментът обаче работи с един транскрипт, който поставяте сами, и не подава задачите никъде.

Услугата е версията за цялата фирма. Тя работи с инструментите ви за срещи, без някой да копира транскрипти, и подава задачите към системата за задачи или CRM. Включва правилата кои срещи се записват и как се пазят данните, обучение на екипа за инструментите и пилот с реални срещи, мерен спрямо началните стойности. След пускането решението се поддържа и подобрява всеки месец в AI Ops, с реакция до 24 часа.

Данните се пазят с правила, договорени преди първия запис: кои срещи се записват, кой има достъп до обобщенията и колко дълго се пазят. Тези правила са част от AI политиката на фирмата, а не отделна бележка. Някои срещи, например лични разговори или срещи с чувствителни теми, може изобщо да не се записват, и това също влиза в правилата.

Работим заедно с AI управление и EU AI Act, така че правилата за запис и данни не остават само за този проект, а влизат в общата AI политика, която в AI Ops се обновява всеки месец. Когато екипът минава обучение за инструментите, правилата са част от него: хората знаят какво се записва и защо. Целта е решението да помага на срещите, без да създава нов риск за данните на фирмата и на клиентите ѝ.

Обобщенията на срещи могат да са самостоятелен проект или част от цялостна AI трансформация по метода Encorp AIM (AI Implementation Method). Методът има два пътя според инструментите, които ви пасват. Ако служителите работят в Microsoft 365, екипът се обучава да използва Microsoft Copilot в Microsoft Teams. Ако не, работим с инструменти, независими от доставчика. И в двата случая задачите стигат до системите, които вече използвате.

В рамките на Encorp AIM обобщенията на срещи често са готови като първи бърз резултат още в първия месец, до седмица 4, защото срещите вече се случват всяка седмица. Като самостоятелен проект започват с преглед на срещите и се оферират по запитване. Кодът, инструкциите към модела и внедряването са ваши, а решението се мери спрямо началните стойности и спира, ако не дава резултат.