Попитайте документите си, вместо да ги търсите.

Вътрешният AI асистент е инструмент за служителите, а не за клиентите ви. Той отговаря на въпроси за вътрешни правила, процедури, продукти и условия, като използва документите на фирмата. Въпросът може да е за отпуск, командировка, ценова политика или стъпките в дадена процедура. Вместо някой да търси в десетки папки и имейли или да прекъсва колега, пита асистента и получава отговор с препратка към документа, от който е взет.

Препратката дава на служителя начин да провери отговора в самия документ, преди да го използва. Така асистентът не замества документите, а води до тях. Колкото по-подредени и актуални са източниците, толкова по-полезни са отговорите, затова изборът им е първата стъпка. Най-голяма полза имат новите служители, които още не знаят кого да питат и къде да търсят. За тях вижте и страницата за по-бързо навлизане на новите служители.

Асистентът спазва правата за достъп, които зададем заедно с вас. Не всеки служител вижда всички документи: човек от търговския отдел получава отговори от източниците, до които има достъп, а документите на ръководството или на човешките ресурси остават затворени за него. Правата се определят в първата седмица, заедно с избора на източниците, и се вграждат още в първата версия на асистента.

Преди пускането асистентът минава проверка за сигурност и правила за данните: кои документи влизат в него, кои остават извън него и кой отговаря за тях. Тази работа върви заедно с AI управление и EU AI Act, където фирмата получава AI политика и правила за доставчиците. Когато се добавят нови документи или нови екипи, правата се преглеждат заедно с източниците, за да не стигне информация до хора, за които не е предназначена.

Асистентът се изгражда върху инструмента, който пасва на фирмата ви. Ако екипът работи в Microsoft 365, това може да е Microsoft Copilot с агенти в Microsoft 365. Ако използвате други инструменти, асистентът може да е проект в ChatGPT, Claude или Gemini. Когато нито едно от двете не пасва, изграждаме собствено решение, свързано с документите ви. И в трите случая правата за достъп и препратките към източниците се настройват според избрания инструмент.

Не сме обвързани с един доставчик и избираме според задачата. При средните и големите фирми често комбинираме двата пътя по екипи: Microsoft Copilot за служителите в Microsoft 365 и проекти в ChatGPT или Claude за мениджърите и напредналите потребители. Лицензи не продаваме, а помагаме да се използват. Изборът се прави в първата седмица, заедно с източниците и правата, защото от него зависи как ще се настроят и двете.

Проектът започва с безплатен 30-минутен разговор, след който знаете дали вътрешен асистент има смисъл при вас. Ако има, в първата седмица избираме източниците, правата и показателите, по които ще мерим успеха. Тестът върви с реални потребители и реални въпроси, а първите измерими резултати идват обикновено за 2–4 седмици от старта. Ако асистентът не дава резултат спрямо началните стойности, не стига до продукция.

Асистентът може да е самостоятелен проект или част от AI трансформация по метода Encorp AIM (AI Implementation Method), където се избира на Гейт 1 и стига до продукция в седмици 11–12. Документите обаче се променят: излизат нови версии, а старите остават в папките. Затова след пускането асистентът преминава към AI Ops, където поддържаме източниците актуални и го подобряваме всеки месец, с реакция до 24 часа.