Фактурите влизат сами. Данните излизат готови за ERP.

Автоматизацията на фактури с AI е решение, което поема рутинната част от обработката на документи: приема фактурите, разчита данните в тях и ги подава към системата, в която работи фирмата. Вместо служител да отваря всеки имейл и да преписва суми, AI извлича доставчика, номера, датите, сумите, ДДС и позициите и ги подрежда в структурирани полета.

Разликата спрямо обикновеното сканиране е, че решението не просто превръща документа в текст. То разпознава кое поле какво означава, различава входящите от изходящите фактури и спира, когато не е сигурно. Точно тези случаи отиват за преглед от човек. Така екипът ви спира да преписва и проверява само онова, което наистина изисква преценка. Решението е част от услугата ни за AI автоматизация на бизнес процеси и се настройва за документите, които реално получавате.

Решението има най-голям смисъл там, където фактурите са много, повтарят се и днес отнемат време на хора с по-ценна работа. Типични примери са счетоводни кантори, които обработват документи на много клиенти, търговски фирми с голям поток от фактури от доставчици и финансови отдели, които искат тези данни в своето BI табло.

Ако фактурите са малко, ръчната обработка може да остане по-изгодна. Ако решенията изискват преценка, която не може да се опише с правила, или грешката е скъпа, AI работи заедно с човек, който одобрява резултата. Затова започваме с преглед на процеса: оценяваме обема, разхода и риска и казваме честно дали автоматизацията си струва при вас. Разговорът е безплатен и продължава 30 минути, а след него знаете дали има смисъл да продължим.

Точността се пази с проверка от човек, вградена още в първата версия на решението. AI не решава сам за всичко: когато даден документ или поле е несигурно, фактурата спира и отива за преглед при ваш служител, преди да влезе в системата. Така неясните случаи не стигат до ERP незабелязано, а проверката е насочена към документите, които имат нужда от нея.

Преди да стигне до продукция, решението минава през пилот с реални фактури и под наблюдение. В първата седмица договаряме показателите, по които ще мерим успеха: време, разход и грешки. Всяко решение се мери спрямо началните стойности и ако не дава резултат, не стига до продукция. Спираме го и избираме следващия процес. Решенията, които работят, преминават към AI Ops, където ги поддържаме и подобряваме всеки месец, с реакция до 24 часа.

Автоматизацията на фактури може да е самостоятелен проект или част от цялостна AI трансформация по метода Encorp AIM (AI Implementation Method). Като самостоятелен проект започва с преглед на процеса и се оферира по запитване. В рамките на Encorp AIM тя е един от процесите, които се избират на Гейт 1 от картата на възможностите и вървят от първия бърз резултат до седмица 4 до решения в продукция в седмици 11–12.

И в двата случая важат едни и същи правила. Решението се свързва със системите, които вече използвате. Кодът, инструкциите към модела и внедряването са ваши, а след пускането AI Ops отговаря за поддръжката. Ако още не сте сигурни откъде да започнете с AI, тестът за AI готовност показва къде се намира фирмата ви днес.