Отчетите в края на месеца, без дни копиране между таблици.

Автоматизира се подготвителната работа около отчета, а не самият анализ. Решението събира данните от ERP системата, банковите извлечения и таблиците, с които екипът работи, и ги подрежда на едно място. След това AI проверява за несъответствия и липсващи данни и подготвя чернова на коментара към отчета, която финансистът редактира.

Започваме с карта на отчетния процес: описваме стъпките от първото изтегляне на данни до готовия отчет и отбелязваме кои от тях се повтарят всеки месец по един и същ начин. Точно тези стъпки автоматизираме първо. Преценката кое отклонение е важно, какво означава то за бизнеса и какво да се каже на ръководството остава при хората. Решението е част от услугата ни за AI автоматизация на бизнес процеси и работи върху системите, които вече имате, без да сменя счетоводната ви система.

За числата отговаря финансовият екип, както и досега. AI подготвя и проверява, а хората одобряват. Отчетът не излиза и коментарът не стига до ръководството, преди човек да ги е прегледал и приел.

Затова проверките са построени така, че да насочват вниманието. Когато AI открие несъответствие между източниците или липсващи данни, отбелязва случая и той чака преглед от финансист, вместо да мине незабелязано. Черновата на коментара е отправна точка: финансистът я редактира, добавя контекста, който познава само той, и решава какво остава в отчета.

Преди да стигне до продукция, решението минава през пилот с реално приключване на месеца и под наблюдение. В първата седмица договаряме показателите, по които ще мерим успеха: време, разход и грешки. Ако решението не дава резултат спрямо началните стойности, не продължаваме с него и избираме следващия процес.

Не, Microsoft Copilot не е задължителен. Подбираме инструмента според системите, с които фирмата вече работи. Ако екипът е в Microsoft 365 и отчетите се правят в Excel, Microsoft Copilot в Excel е естествено продължение на автоматизацията. Ако работите с други инструменти, решението се изгражда върху тях.

Автоматизацията и обучението вървят заедно. Събирането на данни, проверките и черновата на коментара поемат рутинната част, но финансистите имат нужда и от умения да работят с AI в ежедневния анализ. Затова към решението може да се добави обучение за екипа по Microsoft Copilot в Excel, с практическа работа върху анонимизирани данни на фирмата. Ако екипът тепърва започва с AI, първата стъпка са AI обучения за фирми, а автоматизацията идва след тях. Така хората разбират какво прави решението и могат да преценят кога резултатът му има нужда от поправка.

Започва се с безплатен разговор от 30 минути, в който разглеждаме отчета, източниците и стъпките, които се повтарят. След него знаете дали автоматизацията има смисъл при вас. Като самостоятелен проект тя започва с преглед на отчетния процес и се оферира по запитване, а първите измерими резултати идват обикновено за 2–4 седмици от старта.

Автоматизацията може да е и част от цялостна AI трансформация по метода Encorp AIM (AI Implementation Method). Там отчетният процес е един от процесите, които се избират на Гейт 1 от картата на възможностите, и върви от първия бърз резултат до седмица 4 до решения в продукция в седмици 11–12. И в двата случая кодът, инструкциите към модела и внедряването са ваши, а след пускането решението преминава към AI Ops, с поддръжка и подобрения всеки месец и реакция до 24 часа.