Документите се четат от AI. Хората проверяват, вместо да преписват.

AI чете документа така, както би го чел служител: намира полетата, които ви трябват, разпознава какво означава всяко от тях и ги подрежда в структуриран запис. При договор това могат да са страните, сроковете и условията, а при заявление или формуляр — данните, които клиентът е попълнил. След това полетата се валидират и се записват в CRM, ERP или таблица.

Разликата спрямо простото разпознаване на текст е в проверката. Решението знае кои полета търси, валидира ги и отбелязва кога не е сигурно в тях. Когато увереността е ниска, документът спира за преглед от ваш служител, преди данните да стигнат до системата. Служителят поправя каквото трябва и потвърждава записа, вместо да преписва целия документ. Решението е част от услугата ни за AI автоматизация на бизнес процеси и се настройва за документите, които реално получавате.

Започва се с типовете документи, които днес отнемат най-много време. Не автоматизираме всичко наведнъж: в първата седмица избираме типовете с най-голям обем, разглеждаме откъде идват и в коя система трябва да влязат данните. Типични примери са заявления и формуляри от клиенти, чиито данни отиват в CRM, договори, от които се извличат срокове и условия, и товарителници и придружителни документи в логистиката.

Ако основният ви поток са фактури, за тях има отделно решение: автоматизация на фактури с AI, което разпределя входящите и изходящите фактури и подава данните към ERP. Тази страница е за останалите документи. Ако документите са малко или всеки е различен, ръчната обработка може да остане по-изгодна, и ще ви го кажем още на първия разговор. Той е безплатен, продължава 30 минути и след него знаете дали има смисъл да продължим.

Да, решението работи и със сканирани документи, стига качеството им да позволява разчитане. Не го обещаваме предварително за всеки документ: проверяваме го в пилота, с вашите реални сканирания, и виждаме кои минават сами и кои отиват за преглед от човек. Сканираните документи минават през същите правила за проверка като останалите, така че несигурните полета спират за преглед от човек. Ако даден тип документ се разчита трудно, това се вижда още в пилота, а не след пускането.

Къде остават данните, решаваме заедно с вас. Архитектурата се съгласува с вашите изисквания за данни и сигурност: откъде влизат документите, къде се обработват и в коя система се записват. Решението се свързва със системите, които вече използвате, и не изисква да купувате нова платформа. Кодът, инструкциите към модела и внедряването са ваши, така че контролът върху решението остава във фирмата и след като проектът приключи.

Първите измерими резултати идват обикновено за 2–4 седмици от старта. Като самостоятелен проект започваме с безплатен разговор, преглед на документите и договорени показатели, после настройваме извличането и го пускаме в пилот с реални документи и под наблюдение. Всяко решение се мери спрямо началните стойности на времето, разхода и грешките и ако не дава резултат, не стига до продукция. Спираме го и избираме следващия процес.

В цялостна AI трансформация по метода Encorp AIM (AI Implementation Method) извличането на данни е един от процесите, които се избират на Гейт 1 от картата на възможностите. Там тестът е пилот във фаза 2, с реални документи и договорени показатели, а решенията, които работят, влизат в продукция в седмици 11–12. След пускането преминават към AI Ops: поддръжка, подобрения и нови процеси всеки месец, с реакция до 24 часа.